Notulen ALV van september 2010

Notulen jaarvergadering gehouden op 24 september 2010, in het Clubhuis van de Ankeveense IJsclub te Ankeveen


1.    Opening en welkomstwoord door de voorzitster
De voorzitster (Esther van der Heijden) opent de 28ste vergadering om 20.00 uur en verwelkomt de aanwezigen.
De voorzitster sluit de vergadering aangezien niet voldoende leden aanwezig zijn om rechtsgeldig besluiten te kunnen nemen. Een nieuwe vergadering wordt bijeen geroepen om 20.15 uur met gelijkluidende agenda.
Het nieuwe verenigingsjaar begint met deze jaarvergadering. De voorzitster bedankt de Ankeveense ijsclub voor het “onbaatzuchtig beschikbaar stellen” van deze prachtige locatie, ook voor het gebruik bij het “Startschot”.
De presentielijst zal rondgaan vergezeld van een nummerblokje voor de verloting na afloop van de vergadering. Donaties geregeld door Bram de Groot en enkele clubjassen zij als prijzen beschikbaar.
Er is geen spreker. Er is voor een andere activiteiten gekozen. Na afloop van het officiële gedeelte van de vergadering wordt de nieuwe clubkleding gepresenteerd, de verloting vindt plaats en er is er gelegenheid om vragen te stellen en te overleggen met de diverse commissies. Ook zijn er trainers aanwezig om vragen aan te stellen.

2.    Ingekomen stukken
Binnengekomen is de afmelding van Ton Meester.

3.    Notulen algemene ledenvergadering van 25 september 2009
De notulen zijn opgenomen in De Vijfslag, ook zijn ze te zien op de website van de vereniging: www.de5dorpen.nl. De leden hebben geen op- en/of aanmerkingen met betrekking tot de notulen.

4.    Jaarverslagen

5.    Jaarverslag van de secretaris
De secretaris Piet Jan Andree brengt het volgende verslag uit:
Op 25 september 2009 werd de 27e jaarvergadering gehouden in het Clubhuis van de Ankeveense IJsclub te Ankeveen. De vergadering werd voorafgegaan door “het startschot” waarmee de activiteiten voor de jeugd werd ingeluid. Er waren 21 leden aanwezig, een teruggang vergeleken met de 30 leden van 2008, maar ongeveer gelijk aan het niveau van de jaren daarvoor.

Er waren twee bestuurswisselingen op deze vergadering.
Mies Lubbe gaat de zaken behartigen voor de recreantschaatsers waarmee het bestuur weer op de broodnodige voltallige sterkte werd gebracht.
Verder werd afscheid genomen van de secretaris Jo Thus, die 9 jaar die functie heeft vervuld. De vereniging is hem veel dank verschuldigd voor de betrouwbaarheid, betrokkenheid en humor waarmee hij de functie heeft vervuld. Het stokje werd overgedragen aan Piet Jan Andree. Hij hoopt het in hem gestelde vertrouwen waar te kunnen maken en bedankt Jo voor de goede overdracht en de ondersteuning in het afgelopen jaar als dat nodig was.

In het seizoen 2009/2010 hebben we 7 keer een bestuursvergadering gehouden. De vaste agendapunten waren :
-actiepunten
-ingekomen stukken en uitgaande post
-financiën
-de vijfslag/website
-jeugdcommissie
-recreanten
-licentiehouders.
Daarnaast werden allerlei andere zaken besproken zoals subsidie aanvragen, contacten met de KNSB en andere instanties.
Een regelmatig terugkerend onderwerp was de nieuwe clubkleding. Na veel tegenslag kwam er in de zomer een stroomversnelling en gelukkig kan het nieuwe ontwerp in deze vergadering getoond worden.
Op de ALV van 2009 bleek, dat het tijd werd onze statuten en huishoudelijk reglement aan te passen aan de nieuwe tijd, vooral rekening houdend met de elektronische communicatietechnieken. Het resultaat ligt hier vanavond voor ons – met dankzegging aan Egbert Lambers.
Plannen zijn gemaakt voor een grote herziening van de website en de ontwikkeling van een nieuw systeem voor de ledenadministratie is ver gevorderd. Een aantal zaken kan duidelijk beter geregeld worden, zo werd bijvoorbeeld opgemerkt, dat het opzeggen bepaald niet gestimuleerd wordt op de site.
Door het gewijzigde parkeerbeleid en verhoogde tarieven werden de parkeervergunningen, die al jaren een slapend bestaan leidden van belang. Doordat er eigenlijk geen ambtenaren gevonden konden worden, die correcte en consistentie informatie gaven was dit een grote uitdaging voor de kersverse secretaris.
In een laatste telling van het elke dag veranderend ledensysteem werden 354 leden geteld (vorig jaar 351, maar wel iets anders geteld). De vereniging is zeer dynamisch: Er waren rond de 50 opzeggingen, in grote meerderheid jeugdleden, maar dit werd grotendeels goedgemaakt door nieuwe aanmeldingen. Zo’n 20 jeugdleden gingen over naar de licentierijders. In meer detail: 113 jeugdleden op zaterdag en 24 op de vrijdag. 110 recreanten en 82 licentie rijders (was 70). Er werden 25 niet actieve leden geteld.
Hoe goed we het doen, blijkt ook uit het feit, dat we de op één na grootste vereniging zijn, die op de Jaap Edenbaan schaatst.
Vrijwilligers vormen het hart van de vereniging, bij onze vereniging zijn er ruim 50 actief bijv als trainer (schaatsen, bos, skeeleren,fietsen), als rondbrenger van de vijfslag, organisator van activiteiten (wedstrijden,etc), jeugdbegeleiders, ,juryleden, bestuursleden etc. Zonder de inzet van deze mensen zou de vereniging niet kunnen draaien. Een hartelijke dank aan al deze mensen.

4.2 Jaarverslag technische- en wedstrijdcommissie
Martin van den Broeck doet verslag van de technische- en wedstrijdcommissie zoals hieronder weergegeven:
De deelname aan wedstrijden op de Jaap Eden baan door onze licentie houders was het afgelopen seizoen wisselend.
Het aanbod van wedstrijden was zo ingedeeld door de baancommissie, dat iedereen volop keuze had om deel te nemen in zijn of haar categorie
Er zijn ook wedstrijden afgelast vanwege te kort aan deelname of zeer slecht weer.
Over deze punten hebben alle verengingen vergaderd met de wedstrijd commissie van Amsterdam.
Na de jaarwisseling ging het beter!  de deelname aan de duratec bokaal bijvoorbeeld was goed, en wij hopen op vervolg! komend seizoen
De wedstrijden in Thialf en Hoorn waren kort na elkaar maar de deelname was goed met heel veel pr’s.
Het clubkampioenschap in maart was voor de pupillen te laat op de avond, de wedstrijdcommissie gaat kijken of hier iets aan te doen is.
De weersomstandig heden waren wel optimaal! en de strijd om de podium plaatsen was spannend.
Ook de Het kampioenschap van Amsterdam was voor de 5 Dorpen succes vol.
In alle categorieën was er deelname aan de marathon competitie heel langzaam begint het marathon rijden te leven binnen de 5 Dorpen
Er zijn verschillende podium plaatsen behaald afgelopen seizoen door onze leden bij bovengenoemde wedstrijden.

Clubrecords zijn veelvuldig verbeterd in alle categorieën.

Alle ouders en vrijwilligers bedankt voor de bijdrage aan deze wedstrijden.
De juryleden rond de ijsbaan en in de jury toren bedankt voor alle uren werk, niet alleen in Hoorn en Heerenveen maar ook in Amsterdam.
Zonder vrijwilligers en juryleden zijn wedstrijden niet haalbaar.
Alle trainers bedankt voor het vele les en coachwerk! Ook bedankt voor de vele kosteloze zomer trainingen die jullie gegeven hebben.
Rene Mikkers stopt met les geven maar wel blijft hij actief binnen de 5 dorpen.
Floris van den Broeck gefeliciteerd met het behalen van de trainers cursus niveau 2 .
Erik Visser is een nieuwe trainer en begint dit seizoen met een trainers cursus en zal les gaan geven.
Jelmer Beulenkamp hoopt binnenkort zij cursus niveau 3 af te ronden.
Désirée van Slobbe is toe getreden tot de wedstrijdcommissie.

Emma van Rijn, Tamara Goosen , Pieter Lubbe, Maike Brinksma en Tobias van Pel zijn opgenomen in verschillende selecties op de Jaap Eden baan en hopen natuurlijk op goede resultaten!

Er zijn vele vergaderingen geweest afgelopen seizoen met bestuur, en commissies .om alles zo goed mogelijk te laten verlopen voor iedereen.
Helaas moeten wij constateren dat de leden niet altijd aan onze verwachtingen voldoen.

In de zomer bijvoorbeeld organiseren wij bos,fiets skeeler trainingen, tijdritten ,het trainingskamp,schaatsen op het zomerijs in Thialf en in Nijmegen, om dan antwoord te krijgen van de leden voor één van de activiteiten is voor de organisatie lastig.
Ook het terug sturen van formulieren voor de abonnementen is ieder jaar weer een moeilijk punt en geeft veel onnodig werk.
Zelfs een enquête waar je wensen en opmerkingen in kan verwoorden komt geen reactie het aantal binnen gekomen enquêtes is 1( Pauline Lubbe bedankt!!)
Jammer wedstrijdrijders het zijn gemiste kansen!!
Wij willen dan ook vragen aan jullie om in de toekomst te antwoorden op mail of op tijd zijn met opgeven van een activiteit binnen de club of je nu wel of niet mee doet!! Bij voorbaat dank!
Door dit te doen nemen jullie veel onzekerheid weg bij de commissies. De 5 dorpen is een vereniging die het hele jaar door actief is, het is dus niet alleen schaatsen, maar ook in de zomer zijn wij actief.
Als jullie vinden dat er iets moet veranderen in de opzet van de zomer of winter trainingen horen wij dit graag!

Het skeeleren was afgelopen zomer op de baan in Baambrugge het aantal deelnemers was laag , maar de locatie is makkelijk en snel te bereiken voor onze club en het is goed bevallen door de trainer en deelnemers.
Volgend jaar proberen we weer de baan te huren en hopen op meer deelname.
De fiets trainingen zijn door de zomer heen goed bezocht en er is geen vakantie stop geweest l bij het bos en skeeler trainen is besloten om dit wel te doen.
Het trainingskamp is dit jaar iets anders van opzet er is gekozen voor een weekend mountain biken in Schoorl en een ochtend schaatsen in Nijmegen dit om iedereen een kans te geven om aan één van deze dagen mee te kunnen doen in een gelijk niveau.
Ook hier over horen wij graag een menig of idee.
Het aantal wedstrijdrijders staat nu op 79
Er zijn 16 nieuwe wedstrijdrijders vanuit het jeugd schaatsen deze gaan we aandacht geven, de jeugd heeft de toekomst.
Ook de ouders van deze wedstrijdrijders willen we vragen om betrokken te blijven bij het wedstrijdschaatsen, hun kinderen hebben ook jury leden nodig om een wedstrijd te rijden.
Ouders steek de koppen bij elkaar en ga een jury cursus volgen!
Voor info jury opleidingen kijk op de K N S B site of vraag het de technische commissie.
Wij wensen iedereen een mooi schaatsseizoen met goede prestaties en heel veel plezier.

4.3    Verslag van de toerschaatscommissie
Mies Lubbe brengt verslag uit over het recreanten schaatsen.
De opzeggingen en nieuwe leden (zo’n 12 stuks) houden elkaar redelijk in evenwicht

Het uitdelen van de abonnementen. op de eerste schaats-maandagen ging goed, een enkel kaartje is verzonden of thuis opgehaald. 5 abonnementen werden niet opgehaald maar konden goed gebruikt worden voor nieuwe leden.

Met Kerst werd een borrel in de Scheeve Schaats gehouden. Het werd er gezellig gevonden, dus dit werd op de laatste schaatsmaandag herhaald. Alleen regende het vreselijk dus waren er maar weinig recreanten op de baan.

4.4    Verslag van de jeugdcommissie
Maartje Bekkers doet verslag van de activiteiten van de jeugdcommissie:
Wederom een winter met natuurijs. Vele jeugdschaatsers van De 5 Dorpen hebben het geleerde in de praktijk kunnen brengen. De lessen van de vrijdaggroep zijn een keer verplaatst naar de natuurijsbaan in Nederhorst, maar dat was afzien voor de kinderen vanwege kou en harde wind.

Het aantal jeugdleden is het laatste jaar stabiel gebleven op een totaal van naar 156. Verdere groei is niet mogelijk doordat wij het plafond van het aantal beschikbare abonnementen hebben bereikt.

Seizoen 2006-2007    Seizoen 2007-2008    Seizoen 2008-2009    Seizoen 2009-2010
Vrijdag    11    30    36    36
Zaterdag    110    113    120    120
Totaal    121    143    156    156

Een enthousiaste jeugdcommissie heeft zich weer ingezet om het jeugdschaatsen mogelijk te maken.
Naast de wekelijkse lessen is tijdens het seizoen een groot aantal extra activiteiten georganiseerd: Het Startschot, sinterklaasfeest, excursie Biddinghuizen, 11-stedentocht, schaatsproef, Jagermeester en de Vossenjacht aan het eind van het seizoen. In de zomer kunnen kinderen deelnemen aan een wekelijkse bostraining.

Ook dit jaar is weer geïnvesteerd in de doorstroming van jeugdschaatsers naar het wedstrijdschaatsen. Via een traject van kennismakingstrainingen en een proefwedstrijd worden kinderen gestimuleerd om de overstap te maken. Met de wedstrijdcommissie wordt samengewerkt aan een goede overstap voor deze jonge groep wedstrijdrijders.

De schaatslessen van de 5 Dorpen-jeugd worden gegeven door enthousiaste ouders/schaatsers van de eigen club. Allemaal vrijwillig en met grote inzet. Ook bij de activiteiten wordt veel inzet van ouders gevraagd, die over het algemeen belangeloos wordt verleend.

6.    Jaarverslag van de penningmeester
De penningmeester Anton Bout licht het jaarverslag 2009/2010 toe:
Geachte leden,

Bijgaand wordt u het jaarbericht 2009/2010 van Schaats- & hardrijdersvereniging de 5 Dorpen
aangeboden. Daarnaast is in het jaarbericht opgenomen het verslag van de Commissie Controle
Financiën inzake het verenigingsjaar 2009/2010.
Het bestuur heeft in de najaarsvergadering van 2009 de begroting voor 2009/2010 gepresenteerd
met een licht negatief resultaat.
Het bestuur stelt vast dat over het boekjaar 2009/2010 een batig saldo van €  316 is behaald.

Onderstaand wordt de staat van baten en lasten, en in het bijzonder de over- en onderschreden
posten hierin, in het kort toegelicht naar aanleiding van de begroting 2009/2010.

Inkomsten
De inkomsten zijn totaal €  1.740, lager dan begroot, dit wordt voornamelijk veroorzaakt door:

•    lagere contributie ontvangsten van €  1.392;
•    lagere subsidie en donatie ontvangsten van €  700;
•    hogere opbrengsten advertentie(s) van €  361;
•    overige kleine hogere - en lagere opbrengsten van €  9 (lagere opbrengsten).

Uitgaven
De totale uitgaven zijn €  2.306 lager dan begroot. De meest relevante afwijkingen betreffen:

•    lagere kosten vergaderingen en representatie van €  906;
•    lagere kosten communicatie, kantoorkosten en i.c.t. €  1.096;
•    hogere kosten clubblad de Vijfslag van €  988;
•    lagere kosten jeugdschaatsen €  581 (lagere uitgaven en voorziening);
•    lagere kosten hardrijden €  1.547 (lagere uitgaven en voorziening);
•    lagere kosten toerschaatsen €  452 (lagere uitgaven en voorziening);
•    lagere kosten activiteiten trainingskampen, kunstijsbanen van €  639 (lagere uitgaven):
•    hogere kosten clubkleding €  2.250 (hogere reservering ontwikkeling/uitvoering clubkleding);
•    lagere kosten feest(middag/avond) en jubileum €  159 (lagere uitgaven);
•    overige kleine hogere- en lagere uitgaven behoeven geen nadere uitleg €  164 (lagere uitgaven).

Voor het overige verwijzen wij u naar de toelichting op de balans en staat van baten en lasten in het
jaarbericht 2009/2010.

7.    Verslag kascommissie en decharge penningmeester

De kascommissie bestaande uit Ton Meester en Ad van Doorn heeft de jaarstukken gecontroleerd en heeft geen op of aanmerkingen betreffende de financiële jaarstukken. De commissie stelt de jaarvergadering voor de penningmeester decharge te verlenen. De vergadering stemt in en verleent decharge aan de penningmeester.

8.    Benoeming kascommissie

Vorig jaar was Reinco Abels benoemd in de kascommissie. Dit was echter geen juiste gang van zaken omdat hij geen officieel lid was van de vereniging. Daarom is dit jaar al een beroep gedaan op het toen aangewezen reservelid Ad van Doorn. Voor volgend jaar zijn twee nieuwe leden nodig. Annie Groenen en Henk van Benten melden zich aan.

9.    Begroting 2009/2010 en vaststelling contributie 2010/2011

Er zijn geen vragen over de begroting 2010-2011. Het bestuur stelt voor om geen contributieverhoging door te voeren en de vergadering stemt daarmee in.

10.    Verkiezing nieuwe bestuursleden

Er zijn geen aftredende bestuursleden. Het is echter wel heel druk op een aantal punten en het bestuur zou een extra bestuurslid goed kunnen gebruiken. Aanmelding kan bijv via de secretaris. Later in de vergadering wordt nog opgemerkt, dat een bestuurslid PR en communicatie welkom zou zijn.

11.    Cluborgaan: de Vijfslag en de website www.de5dorpen.nl

Er zijn in eerste instantie geen vragen uit de vergadering. De coördinator roept de leden op zo vaak mogelijk kopij aan te leveren voor het clubblad. Er gebeuren genoeg leuke dingen om een leuk verhaal van te maken. Laat het een blad van ons allemaal worden.
Anita de Jong stelt voor om een soort prikbord op de website maken voor bijvoorbeeld zaken als “schaatsen ruilen”.
Theo Boers komt met de suggestie “pen doorgeven”. Dit zou een vaste rubriek kunnen zijn waarin leden een stukje schrijven over zichzelf of een leuke schaatsgebeurtenis willen aanhalen. Aan het einde van hun stukje schrijven ze aan wie de schrijver “de pen doorgeeft”.
Verder merkt hij op, dat er soms wel wat onduidelijkheden zijn op de site. Er zijn links, die niet goed werken en de informatie is soms verouderd.

12.    Statuten en Huishoudelijk Reglement

-    Esther van der Heijden merkt op, dat het aardig zou zijn om nieuwe leden ook in de Vijfslag en op de website te publiceren. In artikel 1.2 van het Huishoudelijk Reglement wordt ook publicatie voorgeschreven.
-    Bram de Groot heeft een opmerking over het driejaarlijks aftreden van bestuursleden. Hij is bezorgd over de continuïteit van het bestuur. Er zou toch eigenlijk niet meer dan één belangrijk bestuurslid (per jaar) mogen aftreden. Harry Meester meent, dat een ander rooster toch ook zou moeten kunnen. Het bestuur stelt, dat bij wijzigingen de continuïteit zo goed mogelijk gewaarborgd zal blijven.
-    Bart Brinksma stelt een vraag over het veranderde boekjaar. Dit is gewijzigd om met de KNSB in de pas te blijven lopen. Anton Bout geeft aan, dat het financieel technisch geen problemen oplevert.
De aanwezige niet leden en leden onder de 16 zonderen zich af waarna de stemming wordt gehouden. Voor zijn 30 leden en er is 1 onthouding. De nieuwe Statuten en Huishoudelijk Reglement zijn daarmee aangenomen.

13.    Wat verder ter tafel komt

Martin van den Broeck merkt op, dat de Jaap Eden baan op 8 oktober open gaat en dat er vanaf 6 uur vrij schaatsen is voor jeugd en licentierijders. Op zaterdagochtend 9 oktober is de eerste training.

14.    Rondvraag en sluiting

Ton Boerema merkt op, dat vorig jaar ter sprake kwam, dat er in de zomer ook krachttraining gegeven zou kunnen worden. Suzanne de Goeij antwoordt, dat dit in het voorjaar in de trainers vergadering is besproken. Er is nu al skeeler, fiets en droogtraining. Het zou wat veel worden en is daarom niet meer actief verder onderzocht.

Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitster het officiële deel van de vergadering om 21:30 uur en hoopt dat de aanwezigen onder het genot van een consumptie op kosten van de vereniging nog wat napraten.

Esther van der Heijden,                   Piet Jan Andree,
Voorzitster                                        Secretaris